شکل گیری منظومه مدیریتی در شهرداری تبریز بررسی شد

به گزارش آی نیوز یکی از شاخص ترین برنامه های مدیریت شهری در دوران جدید برگزاری قرارهای خدمت به صورت متوالی در مناطق دهگانه شهرداری بوده است که با برنامه ریزی معاونت هماهنگی و امور مناطق شهرداری تبریز صورت می گیرد.

در این قرارهای خدمت که با هدف احصا مشکلات مناطق و تسریع در حل آن، شناسایی نقاط قوت و ضعف مناطق، تقویت ارتباط مدیریت شهری با شهروندان و چندین مورد دیگر شکل گرفته است مسائل اساسی مناطق مختلف شهر بررسی و چاره جویی می شود.

به گفته سیاوش فتح الهی معاون هماهنگی و امور مناطق شهردار کلانشهر تبریز، « از مهم ترین موضوعات و مزایای برگزاری قرار های خدمت، تعیین تکلیف پرونده های قدیمی و رسوب کرده در مناطق بوده است که باعث کاهش حجم زیادی از مراجعات مردمی بوده و رضایتمندی مردم را در پی داشته است. البته این تعیین تکلیف پرونده ها همیشه به معنای مواقت شهرداری باهمه درخواست های شهروندان نبوده و بعضی از این درخواستها از نظر قانونی امکان موافقت و یا اجرا نداشته ولی به دلیل اینکه پرونده تعیین تکلیف قطعی شده و ارباب رجوع را از بلاتکلیفی نجات می دهد حائز اهمیت می باشد . قسمت زیادی از این پرونده ها هم با موافقت شهرداری مواجه شده و در هر صورت حجم این پرونده ها به شدت کاهش پیدا کرده است. برگزاری این قرارهای خدمت از بروکراسی زائد بین بخشی هم جلوگیری کرده و باعث بالا رفتن راندمان کاری و انجام امورات در کمترین زمان ممکن می شود.»

مصاحبه زیر حاصل گفتگوی علی عباسی مدیرمسئول و سردبیر آی نیوز با مهندس سیاوش فتح الهی معاون هماهنگی و امور مناطق شهردار کلانشهر تبریز است:

آقای مهندس لطفا در خصوص وظایف اصلی معاونت هماهنگی شهرداری توضیحاتی بفرمایید.

با  تشکر از شما. عرض کنم، هر گونه دستورالعمل و بخشنامه ای که از دستگاههای مختلف به شهرداری ارسال می شود در معاونت هماهنگی مناطق این بخشنامه ها را از مناطق پیگیری می کنیم و همچنین هماهنگی شهرداری مناطق با معاونت ها  ادارات و سازمان ها و بعضا دستگاههای را امور مناطق انجام می دهد.

با  استقرار آقای دکتر هوشیار در شهرداری تبریز قرارهای خدمت در مناطق دهگانه شهرداری برقرار شد. بفرمایید این قرارها از کجا الگوبرداری شده است؟

عرض کنم خدمت شما، اگر بخواهیم در خصوص قرارهای خدمت و دلیل برگزاری این برنامه ها صحبت بکنیم به فرمایشات مقام معظم رهبری باید اشاره کنم که می فرمایند مدیران و مسئولان باید از پشت میز نشینی پرهیز کرده و در میان مردم حضور پیدا کنند و با مشکلات مردم از نزدیک آشنا شوند. خوب شاید جرقه اول این طرح این بود که در شهرداری تبریز چگونه به این فرمایش حضرت آقا عمل نماییم. تیم مدیریتی جدید با مدیریت آقای دکتر هوشیار وقتی در شهرداری تبریز مستقر شدند در ابتدای استقرار ، مدیران شهری با انبوهی از پرونده های رسوب کرده در شهرداری مواجه شدند. گاها چندین سال بود که صاحبان این پرونده ها بدلیل بلاتکلیفی در شهرداری های مناطق و شهرداری مرکز سرگردان بودند.

شهرداری برای اینکه حل این پرونده ها در سریع ترین زمان ممکن اتفاق بیافتد این تدبیر را اندیشید و قرارهای خدمت در تبریز اجرایی شد. پیش از این قرارهای خدمت در شهرداری تهران هم البته با کمی تفاوت اجرا شده بود و نتایج خوبی هم داشت.

من می توانم بگویم قرارهای خدمت تجلی واقعی ارتباط بدون واسطه مدیران شهرداری با مردم و طرح مسائل و مشکلات آنها بدون واهمه و هر گونه واسطه است که خروجی آن حل مشکلات و مسائل مطروحه توسط مردم می باشد.

اهداف کلی و اصلی از برگزاری قرارهای خدمت بدین شکلی که الان در شهر تبریز برگزار می شود، چیست؟

خوب، پرونده های رسوب شده ای در شهرداری تبریز موجود بود که نیاز داشت شهرداری و سازمان ها برای حل آن ورود و تصمیم گیری داشته باشند، این دلیل اصلی بود اما در کنار آن چندین موضوع دیگر نیز وجود داشت. در قرارهای خدمت به تناسب موضوعات هر منطقه، اعضای محترم شورای شهر دعوت می شوند، تمامی مدیران و معاونین ارشد شهرداری، مدیران کل، مدیران سازمانها و ادارات حضور می یابند و مشکلات آن مناطق برگزار می شود. یک هفته قبل از روز برگزاری قرار خدمت، برنامه ای نوشته شده و به معاونت ها و مدیران کل ارسال می شود و طبق این برنامه و زمان بندی اعلام شده معاونین شهردار و مدیران کل و مدیران عامل سازمان ها در منطقه حضور یافته و موضوعات فی ما بین را حل می کنند به عنوان مثال اگر مشکل مالی در منطقه وجود داشته باشد، معاون مالی با حضور در منطقه موضوعات بررسی می شود و دستورات و راهکارهای لازم توسط معاونت مالی داده می شود. در صورتی که مشکل و یا موضوع فنی و عمرانی وجود داشته باشد معاون عمرانی و فنی با حضور در منطقه حضور یافته و مشکلات را بررسی و دستورات لازم را صادر می کند. سایر موضوعات هم به همین منوال پیگیری می شود و معاونان و یا مدیران عامل مربوطه با حضور در شهرداری محل نسبت به حل مشکلات  اقدام می کنند و در جهت تسهیل امور تصمیمات لازم اخذ و یا دستورات لازم صادر می شود و صورتجلسه تنظیم شده و در همان جلسه به منطقه این تصمیمات ابلاغ می شود و منطقه هم بر اساس همین صورت جلسه امور را پیش می برد اگر موضوع خاصی هم بود که از اختیارات معاونان خارج باشد این موارد جداگانه ثبت می شود و در روز قرار خدمت با حضور شهردار تبریز و اعضای شورای شهر تبریز مطرح، بررسی و تصمیم گیری می شود و در همان روز دستورات لازم هم صادر می شود.

در قرارهای خدمت شاهد حضور فرماندار و حتی استاندار آذربایجان شرقی هم بودیم، لطفا در این خصوص توضیحاتی بفرمایید

در سال اول و دوم  برگزاری قرارهای خدمت، موضوعات مختلف مناطق بررسی شد. البته در ادامه عرایضم به این موضوعات اشاره خواهم داشت. در شهرداری یکسری مشکلات بین شهرداری و دستگاههای دولتی وجود دارد که برای حل این مشکلات و جلوگیری از بروکراسی اداری و جلوگیری از مکاتبات طولانی فی مابین، شهرداری این تدبیر را اندیشید که برای حل این مشکلات، مدیران دولتی نیز به این جلسات دعوت شوند که خوب این یک حرکت بسیار خوبی بود. انصافا یک سری مشکلاتی که مدت ها بود بلاتکلیف مانده بود با دستورات فرماندار محترم حل شد و حتی چند جلسه هم استاندار فقید جناب آقای دکتر خرم تشریف آوردند و با حضور آنها برخی مشکلات حل شد و البته برخی مشکلات هم به قوه خود باقی مانده که به دنبال حل ان هستیم .

همانطور که گفتم، بسیاری از مشکلات فی مابین شهرداری های مناطق و دستگاههای دولتی سطح شهر باعث کندی انجام امور شده بود لذا تدبیری که شهردار محترم تبریز جناب آقای دکتر هوشیار برای حل این مشکلات اندیشیدند برگزاری قرارهای خدمت در هر منطقه و با حضور اعضای محترم شورای شهر ، همه معاونین، مدیران عامل سازمان ها و مدیران کل ادارات دولتی و بررسی مشکلات و معضلات موجود در سطح منطقه بود که واقعا مفید واقع شد.

آقای مهندس آیا در کنار برگزاری جلسات قرار خدمت آیا امکان ملاقات مردم با مدیران شهری وجود دارد و آیا بازدید هایی هم از مشکلات و مسائل مناطق و محلات تبریز صورت می گیرد؟

بله اصلا یکی از موضوعات اصلی همین ملاقات های مردمی بود. در روز قرار خدمت، برگزاری ملاقات مردمی در همان منطقه صورت گرفته و به درخواست های مردمی رسیدگی می شود اولین ثمره این طرح کم شدن پرونده های رسوب شده در شهرداری و کاهش محسوس مراجعات مردمی به شهرداری بود.

باید عرض کنم حضور میدانی در سطح منطقه و بازدید از سطح محلات و پروژه های عمرانی و آشنایی با مشکلات و معضلات منطقه و صحبت بدون واسطه با مردم از برکات همین قرار خدمت بود. در این بازدیدها مردم محلات درخواستها و مشکلات موجود در سطح محلات را به اعضای محترم شورای شهر و مدیران شهری توضیح داده و خواستار رفع این مشکلات می شدند که دستورات لازم در این خصوص صادر می شد.

به صورت تقریبی چند درصد از مصوبات قرار خدمت در مناطق اجرایی شده است؟

خوب ما آمار دقیق مصوبات قرار خدمت را داریم و به طور دقیق می توانیم بگوییم که کدام یک از مصوبات اجرایی شده است و کدام هنوز محقق نشده. چون مصوبات در همان جلسه تصمیم گیری و برای اجرا به شهرداری منطقه ابلاغ می شود و هم منطقه و هم معاونان ملزم به اجرای تصمیمات در چهارچوب قوانین هستند.

در هر دوره از پنج دوره قرار خدمت یک هدف شاخص تعریف می شد مثلا در یک قرار خدمت بررسی مشکلات، نقاط ضعف و قوت منطقه، یا قرار خدمت رسانه محور، یا ناحیه محور. شاخصه این دوره از قرار خدمت چه خواهد بود؟

قرار خدمت دور ششم بیشتر حول محور حضور میدانی مدیران شهری و اعضای شورا و ناحیه محوری خواهد بود. مسئولان حاضر در قرار خدمت این دوره در هر ناحیه از شهرداری منطقه حضور خواهند یافت و مشکلات آن ناحیه بررسی شده و بعد ساختار ناحیه محوری منطقه در جهت تقویت و استقرار ناحیه بررسی می شود و البته خدمات دهی از طریق شهرداری های ناحیه در این دوره از قرار خدمت پیگیری خواهد شد که انشالله اجرایی شود.

کدام دوره از قرارهای خدمت قبلی بازخورد و دستاوردهای مثبت ویژه ای داشته است؟

ببینید، هر دوره از قرار خدمت خروجی مثبتی داشته است و فرقی ندارد. ما هر دوره از قرار خدمت را مثبت ارزیابی می کنیم. دور اول حضور مدیران دستگاههای دولتی در جهت هماهنگی بیشتر شهرداری با این دستگاهها برای بازکردن گره های موجود. در دور دوم حضور موثر رسانه ها شاخص بود. رسانه ها در آن دوره قبل از برگزاری قرار خدمت به محله ها رفته و مشکلات را از زبان اهالی همان محل احصا می کردند و با مردم مصاحبه می کردند و آنها مطرح می شدند. خوب با احصا این مشکلات دو مسئله پیش می آمد اولا مشکلات و مسائلی که باید توسط شهرداری حل شود آنها مشخص می شدند و مساله دوم هم این بود که مردم متوجه می شدند که انجام کدام وظایف در حیطه ماموریت های شهرداری هست یا نیست. مثلا بحث روشنایی معابر شهر که وظیفه شهرداری نیست اما با یک هماهنگی با اداره برق مشکل حل می شد و در جلسه قرار خدمت مشخص می شد که تنها شهرداری در این قضیه مسئول نیست و سایر دستگاهها هم باید پای کار باشند.

در جلسه قرار خدمت مصاحبه رسانه ها با شهروندان بررسی می شد و سعی می کردیم مشکلاتی که بر عهده شهرداری بود حل شود و یا اگر حل مشکل نیاز به هماهنگی با سایر دستگاهها داشت سریعا هماهنگی ها صورت گرفته و مشکل حل می شد.

قبل از برگزاری قرار خدمت اصلی که معمولا پنج شنبه ها برگزار می شود هر کدام از معاونان شهردار تبریز با حضور در شهرداری منطقه جلسه برگزار کرده و مصوبات قبلی و یا مشکلات را بررسی می کنند سوال من این است که آیا برای اجرای مصوبات قبلی تیم ویژه ای تشکیل شده است یا اینکه خود معاونت های مختلف شهرداری مرکز همین مسئله را تعقیب می کنند.

متولی اصلی برگزاری این جلسات معاونت هماهنگی شهرداری تبریز است و برنامه حضور معاونین محترم، مدیران کل سازمان ها و ادارات مختلف نیز توسط معاونت هماهنگی نوشته می شود. پیگیری اجرای صورت جلسات هم بر عهده معاونت هماهنگی مناطق است و اگر این صورت جلسات اجرایی نشود خود مناطق نامه زده و پیگیری می کنند که سازمان و یا معاونت مربوطه برای عمل به تعهدات نوشته شده در صورتجلسات اقدام کند. ضمنا معاونت امور مناطق هم نسبت به پیگیری و اخذ گزارش عملکرد شهرداری های مناطق ، معاونت ها و ادارات کل اقدام می کند.

در صورتی که یک منطقه نتواند یک مصوبه را اجرا کند نحوه بررسی و علت یابی عدم اجرای مصوبه به چه شکلی است؟

کلا بعد از یک فرجه زمانی مناسب با منطقه ای که قرار خدمت در آن برگزار شده، مکاتبه صورت می گیرد و درخواست می کنیم بر اساس صورت جلسه تنظیم شده اقداماتی که در خصوص این صورتجلسه انجام گرفته را به صورت مکتوب اعلام کنند ضمن اینکه در دور بعدی قرار خدمت هم مصوبات قبلی مرور می شود و اگر بنا به دلایلی مصوبه ای اجرا نشده باشد موضوع بررسی و دوباره ابلاغ می شود اگر مشکل با دستگاههای دولتی باشد یا نیاز به اخذ دستوراتی باشد مثلا ممکن است با دادستان محترم مکاتبه کنیم و موضوعات را منعکس می کنیم.

آیا در بررسی و ابلاغ دوباره مصوبات اجرا نشده زمان بندی و مهلت زمانی خاصی در نظر گرفته می شود؟

در صورتجلسات برای برخی موارد زمانبندی خاصی نوشته می شود که مثلا حتما در طول یک هفته  اجرا شود اما در برخی موارد مانند مسائل مالی و یا حقوقی وجود دارد و یا نیازمند به همکاری دستگاههای دولتی و برون سازمانی است که نیازمند زمان است و طبیعتا زمان قطعی اتمام اجرای مصوبه از دست منطقه خارج است.

آقای مهندس در پروژه ای مانند صاحب آباد که مسائل مختلف مالی، حقوقی و یا وجود ادارات دخیل در اجرای پروژه وجود دارند، نحوه پیش بینی زمان چگونه است؟

خوب طبیعتا شهرداری برای اجرای پروژه های بزرگ نصب تابلو روزشما را برای افتتاح پروژه ها در دستور کار قرار داده است مثل چندین پل بزرگ که در سالهای گذشته به بهره برداری رسیدند و پروژه های ورزشی که هر هفته در حال افتتاح هستند لیکن در همین پروژه ها هم بعضا موارد پیش بینی نشده مثل جابجایی تاسیسات شهری مانند لوله گاز و یا سایر تاسیسات شهری که باید دستگاههای خدمت رسان دیگر این کار را انجام دهند که طبیعتا آنها تابع زمانبندی شهرداری نیستند و یا اعتبار لازم را در آن مقطع زمانی ندارند یا مشکلات حقوقی در روند اجرای پروژه پیش می آید که باعث برهم خوردن زمانبندی پیش بینی شده می شود در نتیجه تعیین زمان برای حل چنین پروژه هایی خارج از حیطه تصمیم گیری شهرداری است و ما صرفا برای پیگیری موضوع زمان اعلام می کنیم.

در صحبت هایتان از اعتبارات گفتید . بفرمایید قرارهای خدمت برگزار شده، در بودجه نویسی امسال و سال آینده چه تاثیری دارد آیا اصلا نتایج حاصل از قرار های خدمت در بودجه نویسی لحاظ می شود؟

اکثر مشکلات وقتی در قرار خدمت مطرح می شود و از محلات و مناطق بازدید صورت می گیرد و البته با طرح مشکلات در مراجعات مردمی، نگاه جدید و خاصی نسبت به منطقه در بین مدیران و اعضای شورا شکل می گیرد. مثلا در همین ملاقات مردمی یک شهروند می آید و اعلام می کند که در منطقه و محدوده ما سالن ورزشی وجود ندارد. این مشکلات مطرح شده از سوی شهروندان در بودجه نویسی سال آینده لحاظ می شود. خوب شما خوب می دانید که در بودجه امسال ۵۵ پروژه بزرگ ورزشی اجرا می شود که این پروژه ها در سایه همان برگزاری قرار های خدمت و شنیدن مشکلات و درخواست های شهروندان احصا شده و در بودجه نویسی پیش بینی شده و الان در حال اجراست.

موضوع مهمی که از برگزاری قرارهای خدمت حاصل می شود، شناخت دقیق و بهتر سطح منطقه، قسمت ها و محلات کم برخوردار آن از لحاظ دسترسی به سرانه های خدمات شهری است فضای سبز، آتش نشانی، بازار روزهای میوه و تره بار، میادین و سالن های ورزشی و.. جز سرانه هایی است که که باید به صورت عادلانه در سطح شهر پیش بینی و اجرا کنیم که در قرار های خدمت این مسائل مد نظر قرار می گیرد و همه اینها باعث شکل گیری منظومه مدیریتی در مناطق شهرداری تبریز می شود.

بعد از اتمام دور ششم قرار های خدمت در مناطق دهگانه، آیا این قرارها ادامه خواهد داشت؟

قرار های خدمت یک مدل است که بر اساس آن مدیران شهری در بین مردم و سطح شهر حضور می یابند. من فکر نمی کنم این شیوه و روش قابل حذف باشد. مدیریت شهری ضرورتا باید با مردم باشد و با حضور در بین مردم مشکلات و مسائل شهروندان را از نزدیک لمس کند. خوب، مدل بهتر از قرار خدمت نمی توان پیدا کرد که مدیران با زمان بندی در هر منطقه حضور پیدا کنند و ملاقات مردمی صورت گیرد. حضور میدانی و بازدید میدانی صورت گرفته و مشکلات از نزدیک احصا شود. شاید در روش برگزاری قرارهای خدمت تغییری ایجاد شود اما اصل برگزاری قرار خدمت ادامه خواهد داشت.

با تشکر از شما بابت حضور در این مصاحبه،آیا موردی بود که سوال نکرده باشیم؟

مهمترین موضوعات همین ها بود. بحث ملاقات مردمی، رسیدگی و حل پرونده های رسوبی قبلی و قدیمی، ارتباط با دستگاههای دولتی، بازدید از پروژه های عمرانی، بحث حضور شورای محترم در ملاقات های مردمی و پیش بینی مشکلات در بودجه سال های آینده مهمترین موضوعاتی بود که مطرح شد.

در پایان باید عرض کنم در کنار تدابیر شهردار محترم تبریز در همه زمینه ها مانند تهیه برنامه های فرهنگی و تقویم فرهنگی برای طول سال، اجرای طرح جهادی و ضربتی خدمات شهری در فصل های مختلف و نصب روزشمار برای پروژه های بزرگ عمرانی ، برگزاری قرارهای خدمت در جهت تسهیل امور، ارتباط بدون واسطه شهردار و مدیران شهری و اعضای شورای شهر با مردم و لمس مشکلات و معضلات مردم از نزدیک از مهمترین کارهایی است که توسط شهرداری تبریز در حال انجام است.

خسته نباشید.

گفتگو : علی عباسی